Datenschutzerklärung Bewerbungsverfahren

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität. Ihre Daten haben wir im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens erhalten und verarbeiten diese für eigene Zwecke in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den geltenden nationalen Datenschutzgesetzen.

Zur Verwaltung eingehender Bewerbungen setzen wir eine spezielle Software ein. Bewerbungen, die nicht über unser Online-Bewerbungsformular eingehen, sondern beispielsweise postalisch oder per E-Mail übermittelt werden, werden in dieses System übertragen. Nach der erfolgreichen Übertragung werden Papierdokumente sowie E-Mails gelöscht bzw. vernichtet.

Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist dasjenige Unternehmen der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid, das in der jeweiligen Stellenausschreibung in Verbindung mit dem genannten Ansprechpartner genannt ist. Falls Ihre Bewerbung nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen an ein weiteres Unternehmen der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid weitergeleitet wird, ist dieses zusätzlich Verantwortlicher.

Eine Übersicht aller Unternehmen der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid finden Sie unter:
https://www.heinrich-schmid.com/standorte/

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Prüfung Ihrer Bewerbung hinsichtlich einer ausgeschriebenen Stelle bei dem in der Stellenausschreibung genannten Unternehmen der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid.
• Weiterleitung Ihrer Bewerbung an andere Unternehmen der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid, sofern diese als potenzielle Arbeitgeber in Betracht kommen und Sie hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt:

• Im Fall 1 auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG (Datenverarbeitung zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses).
• Im Fall 2 auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und b) DSGVO (Einwilligung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin).

3. Empfänger der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an die in das Bewerbungsverfahren eingebundenen internen Stellen des jeweiligen Unternehmens weitergegeben. Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Eine Weiterleitung an andere Unternehmen der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Zur Verwaltung der Bewerbungen setzen wir das Bewerbungsmanagement-Tool der coveto ATS GmbH ein. Dieses System wird von der Heinrich Schmid Systemhaus GmbH bereitgestellt, die die Daten im Auftrag der verantwortlichen Stelle(n) verarbeitet. Wir haben mit der coveto ATS GmbH die erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen. Die Datenschutzerklärung der coveto ATS GmbH können Sie unter https://www.coveto.de/datenschutz einsehen.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die für die Bewertung Ihrer Bewerbung erforderlich sind, darunter:

• Personendaten(Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Adresse)
• Kontaktdaten (Telefon-Nr., Mobilfunk-Nr., Fax-Nr., E-Mail-Adresse)
• Daten zur Ausbildung (Schule, Berufsausbildung, Studium, Promotion, Abschlüsse)
• Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang (z. B. Arbeitgeber, Zeugnisse)
• Sonstige Qualifikationen (z. B. Sprachkenntnisse, EDV-Kenntnisse, Weiterbildungen)
• Angaben zum Gehaltswunsch
• Beurteilungen und Bewertungen im Bewerbungsverfahren

Ihre Bewerbungsdaten erheben wir in der Regel direkt bei Ihnen, indem Sie diese im Rahmen Ihrer Bewerbung selbst angeben. Sollte Ihre Bewerbung innerhalb der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid weitergeleitet werden, erhält das betreffende Unternehmen Ihre Daten von dem Unternehmen, bei dem Sie Ihre Bewerbung ursprünglich eingereicht haben. In einigen Fällen erhalten wir Ihre Bewerbungsdaten auch über einen Personalvermittler.

5. Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre Bewerbungsdaten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten für maximal sechs Monate auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) gespeichert, um uns gegen etwaige Rechtsansprüche (z.B. hinsichtlich des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes) verteidigen zu können. Anschließend werden die Daten gelöscht, es sei denn, Sie haben uns Ihre ausdrückliche Einwilligung zur längeren Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen erteilt. Sollte Ihre Bewerbung zu einem Arbeitsverhältnis führen, werden die Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte übernommen.

6. Speicherung für zukünftige Stellenausschreibungen

Falls aktuell keine passende Stelle für Sie vorhanden ist, wir Ihr Profil jedoch als potenziell relevant für zukünftige Stellen erachten, bitten wir um Ihre Einwilligung zur Speicherung Ihrer Daten für zukünftige Bewerbungsverfahren. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Bitte richten Sie Ihren Widerruf an datenschutz@heinrich-schmid.de.

7. Datensicherheit

Um Ihre Daten vor Manipulation, Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen, setzen wir technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein. Die Übertragung Ihrer Online-Bewerbung erfolgt verschlüsselt nach dem aktuellen Stand der Technik.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Unter Geltung der DSGVO stehen Ihnen die folgenden gesetzlichen Betroffenenrechte zu:

• Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherte Daten gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung unzutreffender Daten gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung der bei uns gespeicherten Daten gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der bei uns gespeicherten Daten gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf jederzeitigen Widerruf gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO einer ggf. uns erteilten Einwilligung; dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen
• Recht auf Widerspruch der Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Vorschriften der DSGVO verstößt.

9. Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung verwendet.

10. Allgemeine Datenschutzhinweise

Bitte beachten Sie auch unsere allgemeinen Datenschutzhinweise für weitere Informationen im Hinblick auf die Nutzung unseres Webauftrittes.

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten sowie bei Anliegen zu Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten oder zum Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt kontaktieren:

Datenschutzbeauftragter der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid
Siemensstraße 20
72766 Reutlingen
+49 7121 326 250
datenschutz@heinrich-schmid.de

Stand März 2025