Ohne sie läuft nichts

Wie gelingt das Zusammenspiel zwischen Assistenz und Führungskraft? Eine Antwort aus Dresden!

Wer sich bei Heinrich Schmid nach guten Beispielen für die Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Assistenz erkundigt, hört besonders häufig zwei Namen: Anja Ulbricht und Mirko Tippmann. Die Standortassistentin und der Niederlassungsleiter in Dresden bilden seit zwei Jahrzehnten ein eingespieltes Team und geben ihre Erfahrungen jetzt auch in Workshops weiter. 

Was ist ihr Rezept?
Alles begann am Kopiergerät. Ulbricht fing 1996 bei Heinrich Schmid in Dresden an und lernte Tippmann zwei Jahre später kennen, als er sein duales Studium absolvierte. „Er brauchte Hilfe beim Kopieren“, weiß Ulbricht noch. Nach dem Studium ging er zurück an den Chemnitzer Standort. Doch 2005 stellte sich der Dresdner Standort personell neu auf – eine Aufgabe, die sie zu zweit angingen. „Wir haben jede Entscheidung gemeinsam getroffen, ob es um Aufträge, Personal oder die Büroeinrichtung ging. Dadurch ist ein enges Vertrauensverhältnis entstanden“, sagt sie. „Anja weiß meist schon, was zu tun ist, bevor ich es ausgesprochen habe“, sagt Tippmann. Einmal leitete er ihr eine Kundenmail zu einem kniffligen Fall weiter, um sie am nächsten Tag zu besprechen. „Mussten wir dann gar nicht, Anja hatte sich bereits gekümmert.“ Für eigenständiges Arbeiten sind Vertrauen und Kompetenz nötig – beides entsteht durch Kommunikation. 

„Der Austausch darf nicht nur zwischen Tür und Angel geschehen“, sagt Ulbricht. „Wenn eine Assistentin immer nur spärliche Infos erhält, kann sie ihre Arbeit nicht richtig machen.“ Tippmann ergänzt: „Bei uns arbeiten Christine Maliske und Enrico Vogel – ein starkes Team, das sich jede Woche bewusst Zeit für eine gemeinsame Planung nimmt.“

Anja Ulbricht sagt, sie brauche ein Zeitfenster und klare Prioritäten, wenn ihr Aufgaben übertragen werden. „Nicht alles geht sofort – das muss man kommunizieren und sich, wenn nötig, Unterstützung holen. Wenn sich meine Arbeit türmt, helfen die Kolleginnen.“ Die beiden, die sich so lange kennen, feiern im April eine gemeinsame Premiere: Im Teamleiter Kurs in Chemnitz geben sie ein Seminar – zur Zusammenarbeit von Assistenz und Führungskraft. Tippmann: „Manche Kollegen spüren erst, wie wertvoll ihre Assistentin ist, wenn sie mal nicht da ist. Mit ganz vielen Prozessen im Hintergrund macht sie den gemeinsamen Erfolg überhaupt erst möglich. Ich finde es wichtig, dieses Verständnis in Schulungen aktiv zu fördern.“