Datenschutzinformation für Beschäftigte der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzinformation informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Ihnen zustehen.

1) Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihr jeweiliger Arbeitgeber.

Zur Erbringung verschiedener zentraler Dienstleistungen innerhalb der Unternehmensgruppe setzt Ihr Arbeitgeber die Heinrich Schmid Systemhaus GmbH, Siemensstraße 20, 72766 Reutlingen, als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Hierzu gehören insbesondere IT-Services, Personal- und Verwaltungsdienstleistungen sowie weitere unterstützende Dienstleistungen für die Gesellschaften der Unternehmensgruppe. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung und nach dokumentierter Weisung des jeweiligen Verantwortlichen.

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an Ihren Arbeitgeber oder den Datenschutzbeauftragten wenden:

Datenschutzbeauftragter der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid
Siemensstraße 20
72766 Reutlingen
E-Mail: datenschutz@heinrich-schmid.de

2) Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit)
• Kontaktdaten (z. B. Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Familienstand und Angaben zu unterhaltsberechtigten Personen
• Bankverbindung
• Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise)
• Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag, Einstellungsunterlagen, Personalfragebogen)
• Steuer- und Sozialversicherungsdaten (z. B. Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Sozialversicherungsnummer)
• Entgelt- und Abrechnungsdaten
• Arbeitszeit-, Urlaubs- und Fehlzeitendaten
• Daten zu Fort- und Weiterbildungen
• Leistungs- und Qualifikationsdaten
• dienstliche Kommunikationsdaten
• Angaben zur Erfüllung arbeitsschutzrechtlicher Verpflichtungen.

Soweit gesetzlich zulässig und erforderlich, verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, insbesondere:

• Gesundheitsdaten (z. B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, betriebsärztliche Untersuchungen)
• Angaben zu einer Schwerbehinderung
• Religionszugehörigkeit, soweit diese für steuerrechtliche Zwecke erforderlich ist.

Personenbezogene Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen. Soweit dies gesetzlich zulässig ist, können Daten auch von Sozialversicherungsträgern, Finanzbehörden, Krankenkassen, Behörden oder im Rahmen von Bewerbungsverfahren von Dritten stammen.

3) Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zur:

• Durchführung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
• Personalverwaltung
• Entgeltabrechnung
• Erfüllung gesetzlicher Melde- und Nachweispflichten
• Durchführung des betrieblichen Gesundheits- und Arbeitsschutzes
• Personalentwicklung und Qualifizierung
• Organisation des Geschäftsbetriebs
• Verwaltung von Arbeitsmitteln (z. B. Firmenfahrzeuge, Mobiltelefone,
• beitskleidung)
• Durchführung und Dokumentation von Kundenaufträgen
• internen Kommunikation innerhalb der Unternehmensgruppe

Soweit dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist, werden Ihre dienstlichen Kontaktdaten als Ansprechpartner gegenüber Kunden, Geschäftspartnern oder sonstigen Dritten verwendet.

Personenbezogene Daten können zudem im Rahmen von Personalentwicklungsmaßnahmen verarbeitet werden.

Soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie eingewilligt haben, können personenbezogene Daten, insbesondere Name, Funktion oder Foto, im Zusammenhang mit Jubiläen, Beförderungen oder sonstigen betrieblichen Anlässen in internen Unternehmensmedien (z. B. Intranet oder HS-Report) veröffentlicht werden.

4) Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen, insbesondere zur effizienten Organisation der Unternehmensgruppe und interner Verwaltungsprozesse
• § 26 BDSG sowie Art. 88 DSGVO für Verarbeitungen im Beschäftigungskontext

Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b und h DSGVO sowie § 26 Abs. 3 BDSG.

Soweit eine Verarbeitung nicht auf einer gesetzlichen Grundlage beruht, holen wir zuvor Ihre freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

5) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich. Werden erforderliche Daten nicht bereitgestellt, können wir unsere arbeitsvertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig erfüllen.

6) Empfänger Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich verarbeitet, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• Banken
• Sozialversicherungsträger
• Finanzbehörden
• Gerichte und Behörden
• Rechtsanwälte
• Steuerberater
• Wirtschaftsprüfer
• Versicherungen
• tarifvertragliche Sozial- und Urlaubskassen
• Auftraggeber, soweit dies zur Durchführung von Kundenaufträgen erforderlich ist
• Unternehmen der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid

Darüber hinaus setzen wir externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages nach Art. 28 DSGVO und nach unseren Weisungen verarbeiten. Hierzu gehören beispielsweise:

• IT-Dienstleister
• Dienstleister für Aktenvernichtung
• Druck- und Versanddienstleister
• Dienstleister für interne Kommunikation
• Telekommunikationsanbieter
• Fahrzeuglieferanten und Leasinggesellschaften

Alle eingesetzten Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Vertraulichkeit und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten innerhalb der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid an andere Konzerngesellschaften übermittelt, soweit dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Wahrnehmung zentraler Aufgaben innerhalb der Unternehmensgruppe erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere Leistungen in den Bereichen Personal, Finanzen, Einkauf, IT, Organisation, Compliance, Arbeitsschutz, Controlling, Kommunikation sowie weitere zentrale Unterstützungsfunktionen. Die konzerninterne Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO sowie § 26 BDSG.

Zur Erbringung verschiedener zentraler Dienstleistungen innerhalb der Unternehmensgruppe verarbeitet die Heinrich Schmid Systemhaus GmbH personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich auf dokumentierte Weisung des jeweiligen Verantwortlichen.

Soweit dies zur Durchführung von Kundenaufträgen erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere Auftraggeber oder von diesen beauftragte Dritte übermittelt. Dies betrifft insbesondere dienstliche Kontaktdaten (z. B. Name, Funktion, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) sowie – soweit erforderlich – weitere personenbezogene Daten, beispielsweise zur Anmeldung auf Baustellen, zur Ausstellung von Baustellen- oder Zutrittsausweisen, zur Durchführung von Sicherheits- oder Zuverlässigkeitsüberprüfungen oder zur Einrichtung von Zutrittsberechtigungen für Betriebsstätten oder Liegenschaften unserer Auftraggeber. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich in dem für die Durchführung des jeweiligen Auftrags erforderlichen Umfang.

7) Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies im Einzelfall erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden.

8) Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert.

Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus handels-, steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Vorschriften.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder datenschutzgerecht anonymisiert.

Soweit eine Löschung aus technischen oder gesetzlichen Gründen nicht möglich ist, wird die Verarbeitung der betreffenden Daten eingeschränkt.

9) Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung personenbezogener Daten unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

10) Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidung gemäß Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.

11) Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Wohnortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Sitzes Ihres Arbeitgebers.

12) Aktualität dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf an geänderte rechtliche oder organisatorische Anforderungen angepasst.

Stand: 01.08.2026
Gültig ab: 01.08.2026